Guide for Warehouse PIC

Update Status Barang Gudang

Update status barang gudang dilakukan pada menu 13.5 Goods.

Perhatian: Proses update status barang gudang dilakukan oleh PIC Gudang.

Pilih goods ID.

Klik Change Status.

Klik dropdown button untuk menampilkan status yang dapat dipilih.

Klik OK.

Pembuatan Delivery Order (DO)

Pembuatan DO dilakukan pada menu 13.6 Warehouse Task.

Perhatian: Proses pembuatan DO dilakukan oleh:

▪️ Vendor (INFRA).

▪️ PIC Gudang (NON INFRA).

Pilih tiket.

Klik Detail.

Klik Generate Docs.

Klik menu DO.

Pembuatan DO dilakukan pada dialog Warehouse - Generate Delivery Order dengan cara mengisi tanggal, waktu, dan catatan (jika diperlukan).

Klik check box pada asset yang akan dikirim.

Info: Apabila jumlah asset lebih dari 1, maka user dapat mengubah nilai pada kolom Delivery Qty sesuai dengan jumlah asset.

Klik Submit.

Konfirmasi Pengiriman Barang

Konfirmasi pengiriman barang dilakukan pada menu 13.6 Warehouse Task.

Perhatian: Proses konfirmasi pengiriman barang dilakukan oleh Requestor (NON INFRA).

Pilih tiket outbound.

Klik Detail.

Klik Review Task.

Konfirmasi pengiriman barang dilakukan pada dialog Warehouse - User Delivery Confirmation dengan cara klik Confirm Delivery pada goods ID.

Klik Done.

Pembuatan FPBG dan BAST

Pembuatan Formulir Permintaan Pemasukan/Pengeluaran Barang Gudang (FPBG) dan Berita Acara Serah Terima (BAST) dilakukan pada menu 13.6 Warehouse Task.

Perhatian: Proses pembuatan FPBG dan BAST dilakukan oleh:

▪️ Vendor (INFRA).

▪️ PIC Gudang (NON INFRA).

Pilih tiket.

Klik Detail.

Klik Generate Docs.

Klik menu FPMG untuk melakukan download dokumen FPBG, atau klik menu BAST untuk melakukan download dokumen BAST.

Penerimaan Barang Masuk

Penerimaan barang masuk dapat dilakukan melalui web atau aplikasi mobile.

Perhatian: Proses penerimaan barang masuk dilakukan oleh PIC Gudang (INFRA dan NON INFRA).

Penerimaan Barang Masuk Melalui Web

Penerimaan barang masuk melalui web dilakukan pada menu 13.6 Warehouse Task.

Tahap proses penerimaan barang masuk melalui web, yaitu: 1) Verifikasi DO, 2) Pendataan barang yang diterima.

1) DO Verification

Pilih tiket inbound.

Klik Receiving.

Pilih DO pada kolom Available Delivery Order.

Isi data pada dialog Delivery Order Verification. Data tersebut berupa:

▪️ Scanned DO

▪️ Sender

▪️ Recipient

▪️ Date/Time

Klik Submit.

Proses verifikasi DO berhasil apabila daftar barang dari DO telah muncul pada kolom Asset List.

Perhatian: Apabila verifikasi DO telah berhasil, maka user dapat melanjutkan ke tahap 2) atau melakukan pendataan barang yang diterima.

2) Goods Received Data Collection

Proses pendataan barang yang diterima dilakukan pada halaman Inbound Asset Receiving kolom Asset List.

Kolom Asset List digunakan untuk menampilkan barang dari DO yang sudah/akan dilakukan pendataan barang.

Pilih barang.

Info: Barang yang belum dilakukan pendataan memiliki status kosong, sedangkan barang yang sudah dilakukan pendataan akan memiliki status Delivered.

Klik Receive Asset.

Isi data pada dialog Asset Receiving Check. Data tersebut berupa:

▪️ Quantity

▪️ Volume

▪️ Asset Photo

▪️ Note

▪️ Goods Storage, berupa:

▫️ Quantity

▫️ Condition

▫️ Storage Allocation

Klik Submit.

Proses pendataan barang yang diterima berhasil apabila status barang menjadi Delivered.

Penerimaan Barang Masuk Melalui Aplikasi Mobile

Penerimaan barang masuk melalui aplikasi mobile dilakukan pada halaman Dashboard.

Klik My Task.

Tahap proses penerimaan barang masuk melalui aplikasi mobile, yaitu: 1) Take over ticket, 2) Verifikasi kedatangan barang, 3) Verifikasi DO, 4) Pendataan barang yang diterima, 5) Upload data.

1) Take Over Ticket

Proses take over tiket dilakukan pada halaman My Task.

Klik menu option pada tiket.

Klik menu Take Over.

Proses take over tiket berhasil apabila terdapat ikon bulat berwarna hijau pada tiket.

Klik menu option pada tiket yang telah berhasil dilakukan take over.

Klik menu Open Form.

Perhatian: Apabila open form tiket telah berhasil, maka user dapat melanjutkan ke tahap 2) atau melakukan verifikasi kedatangan barang.

2) Goods Arrival Verification

Proses verifikasi kedatangan barang dilakukan pada halaman Daftar Barang.

Pada tahap ini, halaman Daftar Barang digunakan untuk menampilkan barang yang sudah memiliki DO ataupun barang yang belum memiliki DO (pengiriman tertunda).

Klik ikon Barcode.

Scan kode QR pada dokumen DO.

Info: Dokumen DO akan dibawa oleh pengirim saat pengiriman barang dan diserahkan kepada PIC gudang.

Perhatian: Apabila verifikasi kedatangan barang telah berhasil, maka user dapar melanjutkan ke tahap 3) atau melakukan verifikasi DO.

3) DO Verification

Proses verifikasi DO dilakukan pada dialog Verifikasi DO.

Isi data pada dialog Verifikasi DO. Data tersebut berupa:

▪️ Nama Pengirim

▪️ Nama Penerima

▪️ Foto Dokumen DO

Perhatian: Foto dokumen DO yang di-upload harus sudah ada tanda tangan basah.

Klik Simpan.

Perhatian:

▪️ Setelah pengisian dialog Verifikasi DO disimpan, maka dianggap barang telah diterima oleh PIC gudang.

▪️ Apabila verifikasi DO telah berhasil, maka user dapat melanjutkan ke tahap 4) atau melakukan pendataan barang yang diterima.

4) Goods Received Data Collection

Proses pendataan barang yang diterima dilakukan pada halaman Daftar Barang.

Pada tahap ini, halaman Daftar Barang digunakan untuk melakukan pendataan barang sesuai dengan DO.

Pilih DO.

Pilih barang.

Isi data pada kolom Good Remark. Data tersebut berupa:

▪️ Quantity

▪️ Volume Per Unit

▪️ Asset Photo

▪️ Note

▪️ Alokasi Penyimpanan

Pengisian tabel Alokasi penyimpanan dilakukan dengan cara klik Tambah alokasi.

Isi data pada dialog Tambah alokasi. Data tersebut berupa:

▪️ Jumlah barang

▪️ Tempat penyimpanan dan okupansi barang

Info: Klik ikon ➕ untuk menambahkan tempat penyimpanan apabila satu barang memerlukan lebih dari satu rak (secara vertikal atau horizontal).

▪️ Kondisi barang

Klik Simpan.

Proses pendataan barang yang diterima berhasil apabila data telah muncul pada tabel Alokasi penyimpanan.

Perhatian: Apabila pendataan barang yang diterima telah berhasil, maka user dapat melanjutkan ke tahap 5) atau melakukan upload data.

5) Upload Data

Proses upload data dilakukan pada halaman Daftar Barang.

Cek data.

Klik ikon Upload.

Klik Simpan pada dialog Submit Progress.

Klik Kirim pada dialog Konfirmasi.

Info:

▪️ Apabila akan melakukan pendataan barang lain dalam satu DO yang sama, maka ulangi mulai dari tahap 4) Pendataan barang yang diterima.

▪️ Apabila akan melakukan pendataan DO yang lain, maka ulangi dari tahap 2) Verifikasi kedatangan barang.

Cetak Label Barang Masuk

Cetak label barang masuk dilakukan pada menu 13.6 Warehouse Task.

Perhatian: Proses cetak label barang masuk dilakukan oleh PIC Gudang (INFRA dan NON INFRA).

Pilih tiket inbound.

Klik Detail.

Klik Generate Docs.

Klik menu Goods Label.

Cetak label barang masuk dilakukan pada dialog Warehouse - Generate Label dengan cara klik check box pada barang yang akan dilakukan cetak label.

Klik Submit.

Pembuatan Laporan Bulanan

Pembuatan laporan bulanan dilakukan pada menu 13.6 Warehouse Task.

Klik Report.

Isi data pada dialog Warehouse - Generate Report.

Klik Proceed.