Web

Menu Warehouse Task

Menu Warehouse Task dapat diakses dengan cara klik menu 13.6 Warehouse Task pada menu 13. Warehouse.

Ubah Goods Type menjadi Document.

Info: Lakukan konfigurasi site area apabila data tidak muncul.

Create Ticket WM (Penyimpanan)

Create tiket WM (penyimpanan) dilakukan oleh Requestor.

Klik New Task.

Klik menu Penyimpanan.

Isi data pada halaman New Task - Penyimpanan.

Perhatian: Tanda bintang (*) menunjukkan data yang harus diisi.

Info: Pengisian data pada halaman New Task - Penyimpanan terdiri dari empat tahap, yaitu: 1) Pengisian proposal form; 2) Pengisian box addition form; 3) Pengisian dokumen; dan 4) Upload related document.

1) Pengisian Proposal Form

Isi data pada Proposal Form - Penyimpanan.

Info: Petunjuk pengisian data pada Proposal Form - Penyimpanan.

Doc. Number: Nomor dokumen.

Doc. File (NODIN): Upload file NODIN (dengan format file PDF).

Goods Type: Jenis barang, diisi dengan goods type Document.

Target Date: Tanggal barang akan masuk.

Source (Pick-up) Site: Site pengambilan.

Warehouse Site: Site gudang.

Delivery Vendor: Vendor yang melakukan pengiriman.

Note: Catatan.

2) Pengisian Box Addition Form

Isi data box pada Box addition form.

Info: Petunjuk pengisian data box pada Box addition form.

Organizational Unit: Unit organisasi.

Document Classification: Detail klasifikasi dokumen.

Extend Retention: Dicentang apabila box atau dokumen yang dihasilkan akan dilakukan audit.

Klik Add Box.

Proses pengisian box berhasil apabila data box muncul pada Selected Box.

3) Pengisian Dokumen

Info: Pengisian dokumen dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu: 1) Upload form dokumen berupa file Excel dengan cara klik Upload Form Excel; atau 2) Isi data secara manual.

Double klik pada dokumen.

Isi data dokumen pada Box addition form.

Info: Petunjuk pengisian data dokumen pada Box addition form.

Document Name: Nama dokumen.

Document Number: Nomor dokumen.

Document Type: Tipe dokumen.

Created Date: Tanggal dokumen dibuat.

Total Sheet: Total halaman pada dokumen.

Related Document: Dokumen yang berkaitan.

Klik Add Document.

Proses pengisian dokumen berhasil apabila data dokumen muncul pada Selected Document.

4) Upload Related Document

Info: Pada Selected Document, apabila File Exist No maka belum ada related document yang diunggah pada saat pengisian data dokumen pada Box addition form. Apabila File Exist Yes maka related document telah diunggah.

Klik No.

Upload file.

Info: Proses upload related document dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu:

1. Melalui tab Upload Document: Apabila akan memilih file pada internal device.

2. Melalui tab Warehouse Document: Apabila akan memilih file yang telah diunggah sebelumnya.

3. Melalui tab Warehouse File Server: Apabila akan memilih file pada server.

Klik Submit.

Klik Save.

Proses create tiket WM (penyimpanan) berhasil apabila tiket muncul pada halaman List of Warehouse Task dengan sub type Penyimpanan dan status New.

Revise Task

Revise task tiket WM (penyimpanan) dilakukan oleh Requestor.

Pilih tiket.

Perhatian: Revise task tiket WM (penyimpanan) dilakukan pada tiket dengan status New atau Revision.

Klik Revise Task.

Ubah data pada halaman Edit Task - Penyimpanan.

Sebagai contoh, pada proses revise task dilakukan penambahan dokumen dengan cara upload form Excel (sesuai dengan template).

Klik Save.

Request Proposal

Request proposal tiket WM (penyimpanan) dilakukan oleh Inventory Management SPV.

Pilih tiket.

Perhatian: Request proposal tiket WM (penyimpanan) dilakukan pada tiket dengan status New.

Klik Detail.

Cek data pada halaman Detailed Task - Penyimpanan.

Klik Review Task.

Isi data pada dialog Warehouse - Request Proposal dengan klik radio button Proposed Task pada field Approval.

Isi field Note dengan catatan.

Klik Submit.

Proses request proposal tiket WM (penyimpanan) berhasil apabila status tiket menjadi Waiting WH SPV Approval.

Approval

Approval tiket WM (penyimpanan) dilakukan tiga kali, yaitu oleh WH SPV, Inventory Management SPV, dan Inventory Management MGR.

By WH SPV

Pilih tiket.

Perhatian: Approval tiket WM (penyimpanan) oleh WH SPV dilakukan pada tiket dengan status Waiting WH SPV Approval.

Klik Detail.

Cek data pada halaman Detailed Task - Penyimanan.

Klik Review.

Isi data pada dialog Warehouse - Space Confirmation dengan klik radio button pada Accept atau Reject pada field Approval.

Isi field Note dengan catatan.

Klik Submit.

Proses approval tiket WM (penyimpanan) oleh WH SPV berhasil apabila status tiket menjadi Waiting Inventory SPV Approval.

By Inventory Management SPV

Pilih tiket.

Perhatian: Approval tiket WM (penyimpanan) oleh Inventory Management SPV dilakukan pada tiket dengan status Waiting Inventory SPV Approval.

Klik Detail.

Cek data pada halaman Detailed Task - Penyimanan.

Klik Review.

Isi data pada dialog Warehouse - Confirm by Inventory SPV dengan klik radio button pada Accept atau Reject pada field Approval.

Isi field Note dengan catatan.

Klik Submit.

Proses approval tiket WM (penyimpanan) oleh Inventory Management SPV berhasil apabila status tiket menjadi Waiting Inventory MGR Approval.

By Inventory Management MGR

Pilih tiket.

Perhatian: Approval tiket WM (penyimpanan) oleh Inventory Management MGR dilakukan pada tiket dengan status Waiting Inventory MGR Approval.

Klik Detail.

Cek data pada halaman Detailed Task - Penyimanan.

Klik Review.

Isi data pada dialog Warehouse - Confirm by Inventory MGR dengan klik radio button pada Accept atau Reject pada field Approval.

Isi field Note dengan catatan.

Klik Submit.

Proses approval tiket WM (penyimpanan) oleh Inventory Management SPV berhasil apabila status tiket menjadi In Progress.

Request Warehouse Permit

Request warehouse permit dilakukan oleh Requestor.

Pilih tiket.

Perhatian: Request warehouse permit dilakukan pada tiket dengan status Request Permit.

Klik Warehouse Permit.

Isi data user pada halaman Working Permit.

Info:

▪️ Request warehouse permit hanya bisa dilakukan apabila status email, nomor HP, dan izin akses telah Verified. (Klik di sini untuk cek status dan/atau membaca tahap izin akses).

▪️ Apabila user lebih dari 1 (satu), maka penambahan user dilakukan dengan cara klik ikon ➕ pada field User Data.

Klik Submit Permit.

Proses request warehouse permit berhasil apabila status tiket menjadi In Progress.

Generate DO

Generate DO (Delivery Order) dilakukan oleh Requestor.

Pilih tiket.

Perhatian: Generate DO dilakukan pada tiket dengan status In Progress.

Klik Detail.

Klik Generate Docs.

Klik menu DO.

Isi kode verifikasi.

Info: Kode verifikasi dapat dilihat melalui TPAS.

Perhatian:

▪️ Satu DO hanya berlaku untuk satu kali pengiriman.

▪️ Apabila asset dikirim menjadi beberapa kali pengiriman, maka pembuatan DO harus dilakukan setiap kali pengiriman.

Isi data tanggal, waktu, dan catatan (jika diperlukan) pada dialog Warehouse - Generate Delivery Order.

Klik check box pada asset yang akan dikirim.

Info: Apabila jumlah asset lebih dari 1, maka user dapat mengubah nilai pada kolom Delivery Qty sesuai dengan jumlah asset.

Klik Submit.

Klik Yes.

Info: Setelah proses generate DO berhasil, maka DO akan diserahkan kepada WH SPV.